発注ミスをして冷や汗かいたことありませんか？
納期がショートするっ
無駄な費用がかかるかもっ
人事評価が悪くなるっ
私も発注ミスをして、ヤバいヤバいとなったのが記憶に新しいです。
あのときのなんとも言えない嫌な感じは、何回やっても心臓に悪いですよね。
発注ミスは間違いなくピンチで、放っておけばどんどん状況が悪くなり、追い込まれていきます。
ミスが発覚するのは納入されてからですが、よっぽど攻めた納期にしていない限りものが必要になるまで猶予があるはずです。
ここでの動きの迅速さが運命の分かれ目と言ってよいでしょう。
放置することはないと思いますが、対応が後手に（発注ミスしてるので、すでに後手ですが）なれば納期遅れとなり、不要な費用がかかり、さらには自分の評価も悪くなりかねません。査定に響くというやつです。
今回は実際に私がやったミスへのリカバーを5ステップで紹介していきます。
誰もがやってしまう可能性のある発注ミスへの備え、起きてしまった時の対応のヒントになる様まとめていきます。
この記事は資材調達・購買部歴3年目の私が日々悪戦苦闘する日常を備忘録として記事にしたものです。
対応５ステップ
結論どうしたのかは以下の5ステップになります。
◇対応5ステップ
発注ミスの内容・事例
今回は製品を昔ながらの水銀体温計に例えて説明したいと思います。ミスは私がやってしまった事実に基づきます。
◇ミスの内容
体温計を20本、37.5度のメモリに印が打ってあるものが必要なところ、38度に印があるもので発注してしまい1月末に納入された
◇原因
エクセルで、37.5が38に四捨五入されているのに気づかず注文書を作成、発注してしまった
確認不足によるミス
◇出荷時期
翌月に最低でも37.5度印品が6本必要
翌月末には2本必要となる
翌翌月は12本必要になる
◇標準納期
通常1か月程度かかる
◇価格
体温計 ¥2,000-/本
◇在庫
20本有（無印品）
状況を把握し対処を考える
発注ミスだ！やばい！
瞬時に思い浮かぶことはいくつかあります。
- 新しく正しいものを購入する？
- 無印品に自社で印を入れる？
それぞれ詳細に最善なのかを考えていきます。
◇新しく正しいものを購入する？
→そもそも翌月必要な時期に間に合わない
体温計の標準納期は1か月
◇無印品に自社で印を入れる？
→なんとか自社で対応できる
全部に印を入れてしまうと在庫がなくなり、在庫による短納期案件への対応ができなくなる
直近必要となる数とのバランスを考える必要あり
無印品（在庫）の37.5度のところに印を入れ流用し、対応するのが良さそうだと考えました。
ちなみに38度のところに印が入ったものも捌ける予定があるので今回は無駄になりませんでした。
上司に相談、対処案を伝える
次に上司に相談という形で現状の説明と考えた対処案を伝えます。
黙って行動して二次災害を起こすことは避けなければなりません。
一人でやり切る責任感も必要ですが、チェックという意味で状況や自分の考えを伝えておくことで安心して行動を起こせます。
他の最善手があるかもしれませんし、違う人の意見を確認する意味もあります。
報連相、大事ですよね。
最適な対処をする
上司に確認をとれた方法で対処していきます。
・無印品（在庫）6本の37.5度のところ自社で印を入れる
・在庫流用でカバーできなかった2本を2月末（必要時期）までに再発注
・在庫も少なくなってしまった為、適正在庫数まで補充発注
恒久対策を打つ
原因であるエクセル計算式を見直し修正しておきます。
ミスがあったときは再発しない様、原因をしっかり潰しておきます。
今回はセルの表示設定を直すだけですが、ここが一番重要と言えます。
同じミス2回目は笑えません。
上司に報告
上司へはなんとかなりました。
お騒がせして申し訳ありませんでした。と言っておきました。
今回は在庫の流用がなんとかできたので事なきを得ましたが、できない場合は詰んでいたかもしれません。
今後も絶対に在庫を切らさない様にしようと決意しました。
そんなに簡単なことか？どういう判断なの？
流用できなかったらどうしたんだ、勝手に印を打って問題ないのかという声が上がるかもしれません。指摘が当てはまる場合は正直お手上げです。
実際のところ印を打つのは比較的簡単で、製品の性能にも何ら影響ありません。今回の対処はそう判断できたので行ったことでした。
逆に製品の根本的な部分の仕様を間違えていた場合は、前述の様なリカバリーはできず新しく再発注するしかありません。
最悪のケースでは、間違えて発注したものも無駄になってしまうことも考えられます。
想像するだけでしんどいです。
発注ミスを起こさないのが一番ですが、今回は発注の際にダブルチェックもしています。
チェックを形骸化させず行うことも大事だろうと思います。
まとめ
今回は発注ミスの対処について書いてみました。
実際に私がやってしまい対処したことを出来るだけ具体的に紹介したつもりです。
もし発注ミスをした場合でも、すぐに適切な対応することが重要だと改めて認識しました。
思考や対処の進め方も何かあった時には参考にしてみてください。
紹介したようにスマートに解決できれば、逆に見直されるかもしれません。
読者様のサラリーマン生活に幸あれ！
ではまた。
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