発注漏れでドキリ。
あたふたしたことありませんか？
そんな時って、
- 自分ってダメだな
- 各所に迷惑がかかるかも
- 周りからの評価が気になる
そんな思いに駆られ、テンションも下がる。
私も最近、発注漏れを起こしました。
あの時のドキリは本当に心臓に悪いというか、身体に毒ですよね。
頭の中はヤバイの3文字になり、納期に間に合わなかったらどうしよう、
そうすぐ悪い想像が走ります。
その悪い想像が現実にならないよう、各所に連絡したり、調整をしていかなければなりません。
その場の手配や納期の問題を片付けただけでは終わりません。
再発防止の対策を取れと部内からも部外からも言われるかもしれません。
この記事は以下の様な人におすすめ
今回は私に実際起こったことを例に、その対応を6ステップで紹介していきます。
この記事は資材調達・購買部歴3年目の私が日々悪戦苦闘する日常を備忘録として記事にしたものです。
対応6ステップ
今回の事例
納期：1週間後
仕事：食品Aを10t冷凍し納入先の冷凍倉庫に運ぶ
冷凍：大口の為外注する
輸送：大口の為チャーター便
問題：冷凍と納入先の冷凍倉庫への輸送手配をしていなかった（Aは発注済み）
商品A着日：明日
冷凍期間：48時間で完了
輸送：翌日着が可能な距離
起こった出来事は事実に基づきます。
1. すぐに発注
まずは漏れている発注をすぐしなければなりません。
無茶な納期を依頼する必要があるかもしれませんが、
発注しないことには始まらないので、ためらわず機械的に処理します。
今回は漏れていた
- 冷凍の外注依頼
- 冷凍倉庫への輸送の外注依頼
をすぐしました。
幸い冷凍は外注先に空きがあり、輸送も車輌がすぐ見つかりました。
2. 納期確認し間に合わなくても手を尽くす
納期を確認し間に合わないとなったら？
その場合は、
- 急速冷凍：自社や他の取引先で冷凍できないか
- 輸送：他の取引先ができないか
など手を尽くし、それでも無理となればこの日にしかできないと正直に言うしかありません。
すぐに納期確認し、早めに知らせることが大切です。
納期遅れのクレームになれば大事ですが、その時はなる様にしかなりません。
その先については以下の記事にまとめています。
在庫切れの記事
3. 業務改善を検討
問題がなんとかなっても、ならなくても再発防止に努めなければなりません。
今回の原因は人的ミスです。
まずはその業務が発生した時の動きを洗い出していきます。
旧来は「食品A（冷凍品）の納入」という指示のみで動いていました。
受注連絡書も1行だけで、何段階かある業務が見えない状態でした。
- 食品Aを仕入れる
- 冷凍を外注する
- お客さんの冷凍倉庫への輸送を外注する
少なくともやる事が3つ発生します。
いままでは食品Aの発注は必ずしますが、冷凍の外注や輸送依頼は明記もないので漏れる可能性がありました。
正直欠陥だらけです。
4. 業務をマニュアル化
ならばやる事をしっかり決めてしまうしかありません。
今回は
- 必要な発注をすべてまとめてやってしまう
- 大口時は部署内でチェックリストを作成
ということをルールにしました。
やることをしっかり書き出し、チェックしていくことで確実に漏れない様にします。
5. 部内で確認してもらう
再発防止策を決めたら、部署内で確認してもらいます。
先輩でも、上司でも違う人の目で見てもらうことが重要だと思います。
- 文章添削
- 業務の流れの確認
- 最適なフォーマットか
など他の人の意見をもらうことによってブラッシュアップできます。
6. 実際に運用し、都度改善していく
作ったルールは実行してなんぼです。
実際に運用して不具合があれば、都度改善していく様にしています。
案外こんな注意も盛り込むべきだな、とか追加することが見えてきたります。
思いついたときにフォーマットに手を入れて、ようやくスムーズに業務できる様になるものです。
運が良かっただけじゃないの？
正直なところお恥ずかしいですが、今回は運が良かったです。
運がついてこないケースは前述した記事にありますので、よければ見てみてください。
まとめ
ヒヤッとしても、喉元過ぎればなんとやら。
そのままにしていると同じことが起きかねません。
ラッキーで終わらせず、しっかり再発防止しておくことが重要だと思います。
今回はまさかの発注漏れをやってしまった時の対応について書いてみました。
実際に私の身に起こったことを出来るだけ具体的に紹介したつもりです。
紹介したように再発防止までできれば、逆に見直されるかもしれません。
ではまた。
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