なんじゃこの納期は！度を超えた短納期にそう叫んだことはありませんか。
私も最近、営業からの設定納期を見て「これは無理だろ」とボヤいたことがありました。
カレンダーを二度見して3回は日を数えましたが、やっぱりこれは間に合わんだろうと困ったもんです。
この記事は以下の様な人へおすすめ
短納期の依頼にて
これ、根本としては依頼部署と調達部署の認識の乖離だと思うんです。
向こうとしては一旦この納期で投げてみるか程度でも、こちらとしてはもうちょっと現実的な所で話を初めて欲しいと思います。
コミニュケーション不足と言えば大げさですが、簡単に打ち合わせもないと丸投げのように感じてしまいます。
これで行け！と無茶を言われているようで気はよくありません。
日常茶飯事と言えばそうなので、いちいち気にしてはいられませんが、んーと考えを抱え込む時間は気持ちの良いものでもありません。
またこの手のことで一番危ないのは、
資材調達・購買部の担当者が気づかないと対応が後手に回ってしまう
ことです。
納期問題、特に今回記事にするような短いものは後で間に合いませんなんて言うと、依頼部署からいまさら言うなと怒られます。無理なら早く言えと。
もしぼーっと業務していたら、カチンと言わされてしまいます。
これ理不尽な話で、もともと無理なことを指示してきた方も悪いと思うのですが、それに気付くのも仕事と言われます。
こんな事で無能認定されたくはありません。
自分への戒めとしても納期の実現性はしっかり確認しながら業務を進めていけるよう、
今回は分かりやすく3ステップでまとめてみます。
この記事は資材調達・購買部歴3年目の私が日々悪戦苦闘する日常を備忘録として記事にしたものです。
短納期の依頼でもスムーズに業務をこなす3ステップ
今回の事例
今回は海外発送 + 短納期というかなり困った状況を例にします。
モノは違いますが、納期の短さは事実に基づきます。
国内への輸送で短納期の場合にも当てはまりますので、自身の業務をイメージしながら読んでいただければ。
発注し必要物品が間に合うか確認
【発注する】
まずはとにかく物品の発注をするしかありません。
取引先に言いにくいなーとは思いますが、進むしかありません。
短納期ですみませんね、と一言添えて発注してしまいます。
納期が短いことは分かってるんですよ、とアピールしておけば私は気が楽です。
【納期の確認】
そしてモノが必要な時期、今回で言えば金曜日に届くか確認しておきます。
ここがクリアできなければ元も子もありません。
【希望日に現地着可能か確認】
今回は海外発送なので、希望日に現地着可能か絶対確認が必要でした。
短納期の時は、宅配便でも輸送でも運んだときの納期は確認すべきかなと。
国際宅配便のFedEXやDHLなどで到着日を確認しました。
なんと月曜にしか着かないということが判明。
ちなみに納入場所は不明ですが、主要都市を指定しました。
まあ主要都市に着かなければ、どこでも無理だろうという考えです。
関係部署へ連絡し、本当の納期を明確にする
今回は受注したものなので、連絡は営業へ
当初依頼された納期が実現できない場合は連絡が必要
今回の事例では希望の日曜着は厳しく、月曜になってしまう事を、伝えました。
本当にその日に必着なのか、ずらせないのか
「本当の納期」というものが必ずあります。
大抵納期は余裕をもった日程だったり、誰かに言われただけだったりします。
依頼者から絶対にこの日までに、この時間までに必要だという情報を聞き出します。
今回の場合は営業がお客さんに相談してくれ、月曜日でも問題ないということになりました。
この様に納期というのは、ざっくりしていることも多いです。
提示された納期通りにできないとなっても、詳細を打ち合わせてみれば案外なんとかなったりします。
上司へ報連相しておく
上司に報告が必要かというのは難しいところですが、今回は一応納期が守れないので上司の耳に入れておきます。
大きな問題にはなりませんでしたが、何かあったら上司に部署間での話をしてもらわなければなりません。
そんなの知らないぞ、なんて言われない様にしておきたいところです。
運が良かっただけじゃないの？
そう言われると元も子もないのですが。
- 短納期の日付設定に気付いて動けた
- お客さんの納期を後ろ倒しにできた
このことは今回確かに運が良かった、なんとかなりました。
でもこれは、しっかりとやるべきことをやれたからだと考えます。
- 依頼納期を確認する
- 納期間に合わなくても前もって知らせる
依頼があれば納期があります。
必要物品が何かも大事ですが、納期もしっかりと確認し、ダメなら早めに言うことでスムーズに仕事ができます。
今回も納期3日前、発送の段階で気付いて連絡したりすれば問題になっていたかもしれません。
お客さんにも都合があるでしょう、早く言ってくれればなんとかなったのにというのは往々にしてあると思います。
運が良かったという運を引き寄せるのも資材調達・購買の大事な力だと思っています。
まとめ
今回は突如短納期の依頼があったときの対処について書いてみました。
実際に私の身に起こったことを出来るだけ具体的に紹介したつもりです。
納期が短いときは、すぐに動くことが重要です。
そして最も重要なのは情報を取得・整理し、納期に間に合わなくても依頼部署に先手先手で相談し動いてもらうことです。
紹介したようにスマートに解決できれば、逆に見直されるかもしれません。
読者様のサラリーマン生活に幸あれ！
ではまた。
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