納期遅延の連絡が来て血の気が引いた経験ありませんか？
取引先から納期遅延の連絡が来て一瞬すっと血の気が引いた、他部署からなんとかしろと詰められ頭を悩ました、そんな経験ありませんか？
私も納期遅延の連絡がきて、どうにも困ったことが記憶に新しいです。
あのときのなんとも言えない嫌な感じは、何回やっても慣れません。
納期遅延は間違いなくピンチで、自分は悪くないものの社内で問い合わせを受け何とかしてくれと言われるのは自分です。
さらに取引先からの連絡が遅かったり、当日に判明したなんて場合は最悪です。取引先まじ許さん、です。
発覚するのはいつも突然ですが、少しの猶予はあるはず。
ここでの動きの迅速さが運命の分かれ目と言ってよいでしょう。
放置することはないと思いますが、対応が後手になれば自分の評価も悪くなりかねません。査定に響くというやつです。
今回は実際に私に起こった納期遅延を例に、その対応を5ステップで紹介していきます。
誰にでも起こる可能性のある納期遅延への備え、起きてしまった時の対応のヒントになる様まとめます。
この記事は資材調達・購買部歴3年目の私が日々悪戦苦闘する日常を備忘録として記事にしたものです。
対応５ステップ
結論、以下5ステップで対応しました。
今回は納期遅延が半年前に判明した場合と、当日に判明した場合を両方まとめてみます。部品AとBとしますが、状況等は事実に基づきます。
納期遅延が半年前に判明した場合
取引先に理由と、いつ納入されるのか聞く
納期遅延が判明したら、具体的な理由といつ納入されるのかを聞く必要があります。
なぜ納期が守れないのか、社内へ説明できなければならないし、原因が分かれば対応ができる可能性もあります。
自分に非がないかも確認しておくとより安心です。例えば自分が書類や打ち合わせを止めていて発注が遅れたとあれば問題です。
今回はメーカーの部品欠品で、代替品や在庫もないので根本的にどうにもならない、お手上げ状態です。
できるだけ納期短縮してもらうようお願いするしかありません。
もちろん納期遅延の連絡が来た時に、理由や遅れていつ入るのかが明確になっている場合は問題ありません。
大抵そうゆう重要なことが書いてなかったりします。電話であれば話の流れでしっかりと情報をとっておかないと二度手間になりかねません。
社内の関係部署と自部署へメールで連絡し、緊急性が高ければ上司に口頭で伝える
営業や製造といった部品や製品を必要としている部署への連絡が必要になります。
今回は部品Aがお客さんとの納期に間に合わない為、営業へ連絡します。（CCに自部署、上司を入れる）
具体的な理由といつ納入されるのか、現状打開策がないこと、さりげなく自部署・自分に非がないことを伝えます。
今回納期がまったく間に合わない為、上司へ口頭で説明します。
関係部署と製品切替、納期調整など方針決定する
お客さんとの契約で部品を別のものに変えることはできないので、納期短縮を依頼することしかできません。
半年後の話なのでどうなるかは正直不明確なところです。
今回はひと月半したらもう一度メーカーに工程の状況などを聞き、どれくらい納期短縮できそうか聞くことにしました。
正直状況は納期に近くなれば分かってきますが、事前にお客さんに連絡したり社内での調整を余裕をもってできるほうが良いだろうと判断しました。
上司にどうなったか報告
関係部署と情報共有や対応の調整ができれば、上司に報告しておきます。
納入まで取引先と連絡を密に取る
メーカーへは部品が納入されるまでに状況が変われば連絡してもらうよう依頼しておきます。
納期破綻しているので最終的にいつ納入されるのか必ず連絡が必要です。
納期遅延が当日に判明した場合
取引先に理由と、いつ納入されるのか聞く
この場合は連絡ミスという人的問題が原因です。
出荷まで時間がない為、いつ納入されるのかは強く聞く必要があります。
この時は出荷当日に自社に入ることがわかりました。
社内の関係部署と自部署へメールで連絡し、緊急性が高ければ上司に口頭で伝える
営業や製造といった部品や製品を必要としている部署への連絡が必要になります。
今回、納期にはなんとか間に合いそうなので、他部署へ連絡は不要です。
緊急性は非常に高い為、上司への報告は必須です。
すぐに言うことで一緒に悩んでもらうことができます。
話を寝かせると報告が遅いと不信感が出て、すんなり話が進みにくくなりかねません。
関係部署と製品切替、納期調整など方針決定する
出荷当日に入ってくるのでバタバタしますが、社内連絡しておけば対応は可能です。
こういう時の為に納期に少し余裕をもっておくことは有効です。
日々動くものだと発注のタイミングや倉庫等の状況などもあり大きな余裕は作れないかもしれませんが、有効性は私が体験済みです。
上司にどうなったか報告
このときこの取引先は何度か同じ様なことを起こしていました。
上司もかなり不信感をもっているだろうと思ったので、対策を考え伝えました。
二度と同じ様に奔走したくはありません。
対策
- 取引先には今後、事前連絡をするよう伝える（あたりまえです）
- 納期遅延がある場合は事前連絡を必須とする旨、注文時に明記する
それでも改善しなければ、取り引きできないし、取引先のなかでも上の人間も交えた大きな問題にするしかありません。
納入まで取引先と連絡を密に取る
数日のことですが、連絡はしっかりしてもらう様にします。
基本向こうからするべきで、特に依頼することもないかもしれませんが、発送の連絡・送り状（荷物の追跡番号）の入手は絶対です。
どっちのケースも運が良かっただけじゃないの？
納期遅延は正直もっと大きな問題になる可能性もあります。
お客さんの納期もずらせない、製品や部品も入ってこない、在庫や代替品も用意がない。
そうなれば自部署も自社も信用を大きく落とします。
そうならない様、1社への依存は無くすのが望ましく、複数の手を常に用意していることが大事です。
でも、なかなかそうはいかないことも多く、毎回だましだましなんとかなっているのも事実です。
納期対応できません、間に合いませんと言われた時に、「では他社でなんとかしますのでキャンセルします」なんて簡単に言えたら、
それは肝の座ったベテラン購買マンです。状況にもよるのでいいとか悪いとかではありませんが、それくらいの余裕をもって業務に当たれればいいなと思います。思うだけ。
ため息がでることも多いのが納期や2社購買の問題です。
まとめ
今回は納期遅延の連絡が来たときの対処について書いてみました。
実際に私の身に起こったことを出来るだけ具体的に紹介したつもりです。
もし納期遅延が判明したら、すぐに適切な対応することが重要だと改めて認識しました。
思考や対処の進め方も何かあった時には参考にしてみてください。
紹介したようにスマートに解決できれば、逆に見直されるかもしれません。
読者様のサラリーマン生活に幸あれ！
ではまた。
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